Persónuverndarstefna Náttúruminjasafns Íslands

1. Almennt

Náttúruminjasafni Íslands, kt. 520707-0340, Suðurlandsbraut 24, 108 Reykjavík, er annt um vernd persónuupplýsinga og hefur þá stefnu að haga meðferð persónuupplýsinga ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

Náttúruminjasafn Íslands starfar samkvæmt lögum nr. 35/2007 um Náttúruminjasafn Íslands og safnalögum nr. 141/2011 og er höfuðsafn á sviði náttúrufræða. Hlutverk Náttúruminjasafns Íslands er að varpa ljósi á náttúru Íslands og náttúrusögu, nýtingu náttúruauðlinda og náttúruvernd, sem og á samspil manns og náttúru og náttúru landsins í alþjóðlegu samhengi. Náttúruminjasafnið sinnir rannsóknum á starfssviði sínu, safnar munum sem hentar starfsemi þess, skráir þá og varðveitir. Safnið miðlar upplýsingum og fróðleik um náttúruna með sýningahaldi og annarri fræðslu til almennings, skóla og fjölmiðla.

2. Vinnsla persónuupplýsinga hjá Náttúruminjasafni Íslands

Hjá Náttúruminjasafni Íslands fer vinnsla persónuupplýsinga fram í samræmi við persónuverndarlög. Vinnslan byggist jafnan á:

  • Lagaskyldu.
  • Samningsskyldu.
  • Samþykki.

2.1. Um hverja eru upplýsingarnar?
Í starfsemi safnsins er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um einstaklinga, þar á meðal um:

  •  starfsmenn þess,
  • velunnara og gefendur muna,
  • safngesti,
  • aðra aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

2.2. Hvaða upplýsingar?
Náttúruminjasafn Íslands safnar persónuupplýsingum um framangreinda hópa, allt eftir því um hvaða starfsemi safnsins er að ræða. Það er stefna safnsins að leitast ávallt við að safna einungis og vinna með þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Um starfsfólk er t.d. aðeins safnað nauðsynlegum upplýsingum, s.s. um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, viðveru og laun. Þá er safnað vissum persónuupplýsingum vegna kjarnastarfseminnar svo sem um nöfn, heimilisföng, símanúmer og netföng þeirra sem veita safninu upplýsingar um náttúrufræðileg atriði og gefa því muni. Einnig er safnað tengiliðaupplýsingum, s.s. um kennara og aðra sem sjá um hópa sem sækja fræðslu á vegum safnsins.

3. Tilgangur og varðveisla

Tilgangur með vinnslu persónuupplýsinga hjá Náttúruminjasafni Íslands er einkum að:

  • Geta efnt gerða samninga, til dæmis við starfsmenn.
  • Geta veitt ákveðna þjónustu, til dæmis við safngesti.
  • Verja lögmæta hagsmuni safnsins og rækja skyldur þess.

Náttúruminjasafn Íslands er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og hagar varðveislu upplýsinga í samræmi við það. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem safnið vinnur afhentar Þjóðskjalasafni þegar skjöl hafa náð þrjátíu ára aldri.

4. Fræðsla og afhending

Náttúruminjasafn Íslands safnar yfirleitt persónuupplýsingum frá fyrstu hendi, en ef þær koma frá þriðja aðila er viðkomandi upplýstur um það í samræmi við lög.

Náttúruminjasafn Íslands afhendir persónuupplýsingar til vinnsluaðila á grundvelli og í samræmi við gerða vinnslusamninga. Þar er meðal annars kveðið á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum safnsins um meðferð persónuupplýsinga og um að hann megi ekki nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt um að honum beri að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

5. Öryggi

Náttúruminjasafn Íslands beitir viðeigandi tæknilegum og skipulegum öryggisráðstöfunum til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Aðeins þeir starfsmenn sem þess þurfa starfs síns vegna hafa aðgang að persónuupplýsingum. Safnið veitir starfsmönnum reglulega þjálfun og fræðslu um öryggi persónuupplýsinga.

6. Gildistími o.fl.

Persónuverndarstefna þessi getur tekið breytingum en þá verður það tilkynnt á heimasíðu safnsins www.nmsi.is. Verði breytingar gerðar taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.
Persónuverndarstefna þessi er dagsett 1. maí 2020.

 

This site is protected by wp-copyrightpro.com